Datenschutzerklärung der IHK zu Köln

III. Informationen für Mitgliedsunternehmen der IHK Köln

1. Gesetzliche Grundlagen für die Datenverarbeitung

Das Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern (IHKG) enthält gesetzliche Regelungen zu einer Reihe von Zwecken:

• Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft, § 1 IHKG
• Förderung der gewerblichen Wirtschaft, § 1 IHKG
• Information und Beratung der Mitglieder, § 1 IHKG
• Feststellung von Beginn und Ende der IHK-Zugehörigkeit, § 2 IHKG
• Erhebung von Beiträgen, § 3 IHKG
• Durchführung von Wahlen zur IHK-Vollversammlung, § 5 IHKG
• Übermittlung von Daten an nicht-öffentliche Stellen zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen oder sonstigen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken, § 9 IHKG

Daneben gibt es auch eine Reihe von spezialgesetzlichen Grundlagen für Zwecke der Datenverarbeitung. Die gesetzliche konkrete Grundlage wird von der IHK im Rahmen der Belehrung im jeweiligen Verwaltungsvorgang genannt beziehungsweise nachfolgend unter Ziffer 2. näher erläutert. Diese gesetzlichen Grundlagen stellen entweder selbst oder gemäß § 3 Abs. 1 DSG NW i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 S. 1 DSGVO den Grund für die zulässige Datenverarbeitung dar.

Soweit keine gesetzliche Regelung im speziellen oder allgemeinen Datenschutzrecht einschlägig ist, kommen als Rechtsgrundlagen auch die Tatbestände des Art. 6 Abs. 1 DSGVO in Betracht (vgl. zum Beispiel oben Ziffer II 3.).

2. Welche Daten werden zu welchen Zwecken verarbeitet?

a) Mitgliedschaft
Gemäß § 9 Abs. 1 S. 1 IHKG ist die IHK berechtigt, die nach § 14 Abs. 8 S. 1 Nr. 1 GewO genannten Daten der Kammerzugehörigen zu verarbeiten. Entsprechend dieser Berechtigung werden folgende Angaben Personen beziehungsweise zu Unternehmen gespeichert:

• Familienname
• Vorname
• Geburtsdatum
• Anschrift
• Rechtsform
• Firma
• Gründungsdatum
• Datum der Gewerbeanzeige (auch An- und Abmeldung)
• Wirtschaftszweig
• Wirtschaftszweigschwergewicht
• Bezieher der IHK-Zeitschrift
• Datensperrkennzeichen

Diese Daten werden uns von der Gewerbebehörde übermittelt. Zweck der Speicherung der Daten ist die Erfüllung der der IHK gesetzlich übertragenen Aufgaben. Neben den oben angeführten Daten haben wir für unsere internen Verwaltungszwecke weitere folgende Daten gespeichert:

• Mitgliedschaft in der IHK Köln
• Zeitpunkt der letzten Änderung
• Identnummer
• Grundsätzliche Beitragspflicht
• Beitreibgemeinde
• Wahlgruppe und -bezirk für die Kammerwahlen

Diese Daten wurden von der IHK selbst angelegt und werden ausschließlich zu internen Verwaltungszwecken verarbeitet.

b) Beitragswesen
Gemäß § 9 Abs. 2 IHKG ist die IHK berechtigt, zur Festsetzung der Beiträge Kammerzugehöriger die Bemessungsgrundlagen bei den Finanzbehörden zu erheben. Dementsprechend werden folgende weitere Daten gespeichert:

• Steuernummer
• Bemessungsgrundlagen, d.h. Gewerbeerträge oder Gewinne aus Gewerbetrieb der Beitragsjahre
• Vorläufige Bemessungsgrundlagen, d.h. Gewerbeerträge oder Gewinne aus Gewerbetrieb, die den vorläufigen Veranlagungen zugrunde liegen

Über diese Daten verfügt die IHK gemäß § 9 Abs. 2 IHKG aufgrund der Übermittlung durch die Finanzämter. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Beitragsfestsetzung verarbeitet. Eine Übermittlung der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Ergänzend zu internen Verwaltungszwecken haben wir zu diesem Bereich noch folgende Daten gespeichert:

• Zum Soll gestellte, das heißt veranlagte Grundbeiträge und Umlagen sowie das jeweilige Datum des Bescheids
• Bezahlte Grundbeiträge und Umlagen sowie das jeweilige Datum der Zahlung sowie die Zahlungswege

Diese Daten wurden von der IHK selbst angelegt und werden ausschließlich zu internen Verwaltungszwecken verarbeitet. Eine Übermittlung an nicht-öffentliche Stellen erfolgt nicht. An öffentliche Stellen werden die Daten aufgrund gesetzlicher Verpflichtung herausgegeben.

Lediglich Angaben über offene Beträge der von uns festgesetzten Beiträge werden gegebenenfalls an öffentliche Stellen weitergegeben, sofern dies zur Erfüllung unserer Aufgaben oder der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist. Namentlich sind hier die Fälle der Beitreibung, Gewerbeuntersagung oder der Widerruf gewerblicher Erlaubnisse zu nennen. Andere der genannten Daten werden auch an öffentliche Stellen nicht weitergegeben.

c) Ausbildung
Die IHK hat gemäß § 1 IHKG i.V.m. §§ 32, 76 Berufsbildungsgesetz (BBiG) u.a. die Berufsbildung zu überwachen. Im Rahmen dieser Pflicht zur Überwachung der Ausbildung muss die IHK sich ein umfassendes Bild vom Ausbildungsbetrieb machen. Zur Erfüllung dieser Aufgabe werden bei Ausbildungsbetrieben folgende zusätzliche Daten gespeichert:

• Namen und Geburtsdaten der Ausbilder sowie Art der fachlichen Eignung
• Anzahl der zusätzlichen Fachkräfte
• Aktuelle Zahl der Auszubildenden in den jeweiligen Ausbildungsjahren
• Namen, Anschriften, Geburtsdaten und Prüfungstermine der aktuellen Auszubildenden
• Aktuelle und frühere Ausbildungsverträge des Betriebs (d.h. Name des jeweiligen Azubis, Vertragsbeginn und -ende)
• Dokumentation des Ausbildungsverlaufs (zum Beispiel Kontaktnotizen oder Beschwerden)
• Besuchsberichte (Inhalt: Grund des Besuchs, Name des Ausbildungsberaters, Namen der Gesprächspartner, Stichworte zum Gesprächsinhalt)

Die Überwachungspflicht beginnt mit dem ersten Ausbildungsverhältnis und endet erst, wenn ein Betrieb nicht mehr existiert oder nicht mehr ausbildet. Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Rahmen der Ausbildung gespeichert.

d) Weitere gesetzliche Aufgaben
Zu den gesetzlichen Aufgaben der IHK nach § 1 IHKG gehören weiterhin:

• Erstellung von Gutachten
• Benennung von Sachverständigen
• Ausgabe von Ursprungszeugnissen (unter anderem Carnets)
• Beglaubigungen
• Durchführung von Sach- und Fachkundeprüfungen gemäß spezialgesetzlicher Regelungen
• Erlaubnisverfahren gemäß spezialgesetzlicher Regelungen
• Durchführung von Informationsveranstaltungen zu wirtschaftsrelevanten Themen

Zur Erfüllung dieser Aufgaben werden die jeweils erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet. Dies können insbesondere sein:

• Name, Anschrift und sonstige Identifikations- und Kontaktdaten (zum Beispiel Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit)
• Registrierungsnummern und Versicherungsnachweise (zum Beispiel bei Erlaubnisverfahren)
• Angaben zu Kenntnissen und Qualifikationen (zum Beispiel bei Erlaubnisverfahren)
• Angaben zu Maßnahmen der
• Erlaubniserteilung (zum Beispiel bei Erlaubnisverfahren)
• Abrechnungsdaten (zum Beispiel Kontoverbindung, Rechnungsdaten)

e) Ehrenamt
Bei ehrenamtlich in der IHK tätigen Personen erfolgt eine Verarbeitung der für die jeweilige ehrenamtliche Tätigkeit erforderlichen Daten. Rechtsgrundlagen hierfür sind §§ 4 - 6, 8 IHKG sowie die Satzung der IHK. Ehrenamtliche Tätigkeiten umfassen insbesondere die Vollversammlung, Beratende Versammlungen, Ausschüsse, Wirtschaftsgremien oder auch Arbeitskreise.

Verarbeitet werden insbesondere:

• Name, Vorname
• Kontaktdaten
• Angaben zum Unternehmen

Diese Daten wurden von der IHK selbst angelegt und werden ausschließlich zu internen Verwaltungszwecken verarbeitet. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht. Sofern Daten im Internet veröffentlich werden sollen, wird vorher eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO eingeholt.

f) Weiterbildung
Das Weiterbildungsangebot der IHK umfasst verschiedene Veranstaltungsformen wie Seminare, Lehrgänge, Zertifikatslehrgänge und Kooperationen in einem weiten Feld von Themenbereichen.
Verarbeitet werden folgende Teilnehmerdaten:

• Name, Anschrift und sonstige Identifikations- und Kontaktdaten (zum Beispiel Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit)
• Telekommunikationsdaten (Telefon, Fax, Mail)
• Teilnahmezeitraum
• Kontodaten

Bei Kostenübernahme durch dritte Stellen wie Jobcenter etc. werden folgende Daten verarbeitet:

• Firmenname (gegebenenfalls auch Angaben aus der Gewerbemeldung)
• Anschrift (gegebenenfalls auch Hauptniederlassung)
• Name des Ansprechpartners
• Telekommunikationsdaten (Telefon, Fax, Mail)

Von Dozierenden werden folgende Daten verarbeitet:

• Name, Anschrift und sonstige Identifikations- und Kontaktdaten
• Daten zur Qualifikation
• Steuer-/USt-ID-Nummer
• Kontodaten

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist der jeweils geschlossene Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt zur Auftragserfüllung (zum Beispiel Anmeldelisten, Lehrgangsunterlagen oder Protokolle) und Rechnungsstellung sowie zur Ausstellung von Bescheinigungen/Zertifikate.